La commission de subdivision est divisée en deux phases, la commission d’agrément et la commission de répartition. Les réunions se font par filière (spécialités médicales, spécialités chirurgicales, psychiatrie, santé publique, médecine du travail, médecine générale, biologie, pharmacie).
Au sein de ces commissions, les autorités présentent ou représentées sont :
Les voix délibératives sont:
Son but est de déterminer quels services ont le droit d’accueillir des internes, et dans quelle spécialité. Elle veille au respect des critères pédagogiques et d’encadrement de l’interne. Elle se réunit une fois par an.
Pour cela le ou la chef·fe de service doit rédiger un projet pédagogique contenant des éléments sur les activités et le rôle de l'interne, l’encadrement, les gardes, les enseignements théoriques proposés, les activités de recherche ou de publication, les moyens matériels à disposition de l’interne (bureau, bibliothèque, connexion internet...) et enfin une rapide présentation du service et de l'établissement.
Le coordonnateur de spécialité et des représentants des internes effectuent ensuite une visite conjointe sur site et discute du projet en commission locale de DES. Dans les autres subdivisions, ces projets sont également discutés au sein de la commission régionale du DES. En Ile-de-France, les commissions locales et régionales sont fusionnées étant donné que la région ne compte qu'une seule subdivision, l'AP-HP.
Si la commission de DES donne un avis favorable, l'agrément est soumis au vote de la Commission d'agrément. Celle-ci accorde en fonction de ces éléments soit un agrément pour 5 ans, soit un agrément provisoire d’un an. Elle peut aussi refuser l’agrément. L’agrément est donné à un chef de service, et non pas au service en tant que tel. Il doit donc être redemandé en cas de changement de chef de service.
Avoir obtenu l’agrément ne signifie pas que le service peut automatiquement recevoir des internes.
L’attribution ou la fermeture de postes d’internes se décide lors de la commission de répartition, qui se tient avant le début de chaque semestre.
Son but est de s’assurer de la présence en nombre suffisant de terrains de stage pour tous les internes de la filière, en tenant compte des demandes de disponibilités, stages hors-filières, congés maternité mais aussi des capacités d’accueil du stage et de la charge de travail en fonction du nombre d’internes.
Le bureau du SIHP s’appuie sur le travail des référent·es de spécialité qui sont en contact avec leur coordonnateur et qui ont une bonne vision de la situation dans leur spécialité : stages formateurs pouvant accueillir un interne en plus, nombre de postes à ouvrir, postes à fermer etc. (voir article sur le collège des spécialités).
Un des piliers de la qualité de la formation des internes est un nombre de terrains de stage supérieur au nombre d’internes. Ce nombre est fixé, en accord avec le ministère de la santé, selon un « taux d’inadéquation » positive de 7%.
Le taux d’inadéquation permet donc aux internes d’éviter les terrains de stage où ils sont la plupart du temps livrés à eux-mêmes, seuls responsables des soins de leurs patients, alors qu’ils sont confrontés à une charge de travail et à une pression importante de la part de la hiérarchie et sans effort formation en contrepartie du travail fourni.
Ce taux d’inadéquation est sérieusement remis en question actuellement en raison de l'augmentation du nombre d'internes à Paris et le SIHP se bat pied à pied pour qu'il soit respecté.
Pour avoir des arguments solides à opposer aux autres membres de la commission, il est indispensable de disposer d’informations fiables sur les stages.
Chaque interne joue un rôle crucial, en remplissant son évaluation de stage et en faisant part des difficultés rencontrées à son référent de spécialité.
